仕事のメールの書き方とマナー!ココだけは気を付けましょう!

現代では大半の方が仕事の中でメールを使用しています。

最初は結構ビックリしたものですが、仕事でメールを使用するのもごく当たり前の時代になりましたね。

ただ、マナーなどをしっかりと守って、正しい内容のメールを送る事が果たしてできてはいるのでしょうか？

メールを送る際には基本的なマナーなどもあります。しかし、そのマナーを全然意識せずにメールを送っている方が多いと言われています。

そもそも、基本的なマナーや書き方を知らない！という方が結構多いのだと思います。実は、私自身も、恥ずかしながら細かい部分までは知りませんでした^^;

業務によっては、実際にそれで通用してしまう事もあるのですが、一件のメールであなたの印象が大きく変わってしまうこともあります。

まして、相手がお客さんの場合は、クレームの原因になってしまうこともあります。

基本的なメールの書き方、マナー、相手に良い印象を与える方法を学んで（基本的な部分だけでも）メールの達人になりましょう！

最初から全てを完璧にするのは難しいものです。今回はココだけは本当に大切というものを中心にご紹介をしていきます。

仕事のメールに大切なのは目的！

仕事上で使うメールで最も大切なのは、やはり目的です。

表面的な書き方や、形式だけにこだわり過ぎて、一体何を言っているのか分からないようなメールはNGです。

言葉遣いは丁寧なんだけど、何をいつまで返信すれば良いのか分からないなぁ〜と思われてしまうと、メールとしての意味が無くなってしまいます。

正しい文章表現にこだわり過ぎるあたり、この目的が曖昧になったり、送信するタイミングを完全に外してしまうというケースも多いです。

ですから、仕事上で送信するメールでは目的を明確にしておくことが最重要になります。

「目的を的確に伝えるため」にマナーが存在すると言っても過言ではありません。

付箋などを使って、メールを書く前にＰＣに「目的」をメモして貼っておき、目的を絶対に忘れないように自分に対するリマインドしておくことも大切だと思います。

そうする事で、文章に気を取られて、目的を忘れてしまう。という事を減らす事ができます。

メールを書き方とマナーについて

さて、上述したメールの目的をしっかりと明確にした上で、メールを送るときのマナーについてもしっかりと意識をしていきましょう。

普段、仕事をしていると、基本的なメールのマナーが全然できていない人は意外と多いなぁと感じます。

個人的には、目的がはっきりしていれば細かいマナーまではそこまで気にはしないのですが、結構細かく気にする人がいるのも事実です。

特に、仕事上の重要な内容については、体裁や書き方について強いこだわりを持っている方もいます。

言ってみれば、スーツを着た時にネクタイが曲がっていたりボタンがほつれていたりすれば、相手の印象は悪くなってしまうのと同じことだと思います。

しかし、いきなり全てを完璧にするのは難しいものです。まずはできる所から正しい書き方というものを学んでいきましょう。

メールマナーについては、色々な場所で紹介されていると思いますので、本当に基礎的な部分だけおさらいをしましょう。

メールの「件名」の書き方

どのような件名にすべきかと言うのは、人によって意見は異なるのですが、基本的にはメールの内容を集約した件名、目的などが分かるものがベターです。

また、あまり長くなり過ぎないように注意が必要です。

「宛名」の書き方

誰に対するメールなのかを1番最初に記載するようにしましょう。

※これは葉書や封筒でやりとりをしていた頃の習慣と言われています。

自社内の人宛のメールの場合

自社内宛のメールの場合には、

・部署名　※企画部、営業部など

・役職名　※部長、課長など

・氏名（敬称）

で送信するのがベターです。

最近はあまり長い宛先は使わないようなので、例えば、「企画部 田中部長」でも良いと思います。

社外の人宛のメールの場合

社外の人に向けて送信するメールの場合は、

・会社名　※株式会社〇〇など

・部署名　※社内向けの場合と同じです

・役職名　※こちらも社内向けの場合と同じです

・氏名（敬称）

とするのがベターです。

例えば「株式会社◯◯ 営業部 佐藤課長」といった形式がよく使われます。

役職が付いていない場合は、◯◯様で良いのですが、フルネームだとより丁寧な印象を与えます。

メール冒頭の挨拶

最初の挨拶については、様々なサイトでかなり詳しい例文などが載っているので、ここでは割愛しますが、個人的には最低限の内容で良いと思います。

あまり凝りすぎると無駄が多いと思われる事があると実感しているからです。

社内向けの場合は、「お疲れさまです。〇〇です。」

社外向けの場合は、「お世話になっております。〇〇です。」

という文を基本として良いと思います。実際に多くの場合に使われるのがこれです。

もちろん、かなり重要なお客さんなどの場合は、より凝った挨拶などを入れるのも良いと思います。

社内で親しい人に丁寧過ぎる挨拶をすると、人として変なギャップが出てしまうのであまりおすすめはしません。

結び

最後は、ごくごく定番なのですが以下の様な内容で締めましょう。

・「引き続き、何卒よろしくお願い致します。」※ホントに定番ですね^^;

だとか、

・「以上、よろしくお願いします。」

といった内容で良いです。

また最後に自分の名前も添えておくと良いです。

メールの中に自分の気持ちを入れた書き方も大切

上述した様に、マナーだけにとらわれてしまい、内容が固すぎたり、雑になってしまっては元も子もありません。

気持ちを入れる事を意識しながら、丁寧な印象を与えるようなメールの内容にした方が良いです。

ただあまりに相手に気を使いすぎて目的をハッキリと述べる事は忘れない様に気を付けましょう。

目的さえ使えれば良い？

人によっては、面倒な定型文はいらないから、目的だけをはっきりと述べてくれと語る人もいます。

マナーにこだわるくらいであれば、早くメールを送信してほしいという意図だと思います。

これは本当に人によりますので、基本的にはマナーに基づいたメールを送る様にしましょう。

相手から、「形式ばったメールは必要ありませんよ」と言われたら、多少はくだけた内容にしても良いと思います。

多少はくだけた内容の方が、人と仲良くなりやすいケースがある。というのも事実です。

しかし、それは相手によりますので、まずは基本に沿った内容にしましょう。

書き方として、目的、マナーが組み合わさると最強

これまでにお話ししたように、メールの目的とマナーがしっかりと組み合わさったメールは印象も良いです。

しかし、目的だけを意識すると雑な印象のメールに仕上がってしまいますし、逆にマナーだけにこだわると、大事な目的が見えなくなってしまいます。

まずは、何のためにメールを送るのかをはっきりとさせた上で、必要なメールマナーに当てはめていくのが良いと思います。

たった1通で、仕事の流れや、相手からの印象を変えてしまう可能性のあるメール。

そのメールをうまく使いこなして、少しでもメールの達人に近づけるようになりたいものですね。